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邮件怎么写格式（新生必看高情商邮件礼仪，英国教授真的很吃这套~）

100次浏览     发布时间：2024-10-14 09:52:45    

出国留学，重要的必修课之一就是要学会如何发邮件。

不管是不是Freshman，在邮件问题上总是有些犯怵。毕竟国内没有写邮件的传统，更别说用非母语的英语去写了。

其实一封得体的邮件并不难，把握好结构，用上礼貌用语，将具体内容说清楚就好啦~

接下来细说邮件那些事，需要的友友赶快收藏！



邮件的注意事项


1、主动存下老师的电子邮箱

一般来说，第一节上课时，每门老师都会先自我介绍，并写下自己的联系方式，其中，一定会有邮箱，甚至一些课的老师会重点强调将来会主要靠邮件联络。

记得在课堂上就将老师的邮箱号码记下来，以后都可能用得上。

2、必须经常性的检查自己的电子邮箱

在英国留学，基本上每天都要必做的事就是查看邮箱，一般建议每天早晚各看一次。

因为国外大学几乎都默认使用邮件来作为主要的沟通方式，包括了学校有什么活动、考试信息，或者你签证等等，都是靠邮箱来传递。

3、等待回复时应该多点耐心

在国内我们更习惯使用电话、QQ、微信等即时沟通工具进行交流，对于不那么快速响应的邮件来说，应该多点耐心。一般来说，1~3天没有回复是正常的。

注意如果是加急邮件可以在主题加上“urgent”，这样会提前被注意到。


邮件的基本格式


1、标题

简单点，邮件的标题要简单点。有事直接说事，让教授一下就能明白是什么情况。

必要时附上个人信息，例如 student ID 等，非常重要。

标题里一般有这几个关键词：

博士申请 Ph.D. application

奖学金申请 Application for scholarship

作业提问 Question about essay

请假 Excused Absence

约时间见面 Asking for an appointment

请求延期 Extension for xxx



2、称呼

Dear Professor/Dr + Last Name可以适用于大部分的称呼。

这个千万注意不要弄错了，是最基本的礼貌问题。另外，也注意不要直接写教授的大名，这样子是比较rude。


3、自我介绍

写邮件的时候一定要写清楚自己是谁，要表明直接的身份背景，尤其对象是不太熟悉的教授。

个人信息也尽可能地详细:学号+姓名+哪门课哪一组，如My name is XXX and my student ID is XXXXXX，I am your student of XXXX course.


4、正文

正文部分出你的诉求和来信理由，简短且列出重点，也不要过于追求多复杂的句式和华丽的辞藻。

我们需要高效地向教授表达来意及请求，大家可以记住简单的3C原则，即clear清晰，correct正确，concise简明。


5、结尾

得体的邮件从头优雅到尾，所以结尾也不能落下！

此时的教授已经看完你的邮件，别忘了再次向教授表示感谢~感谢他们抽出宝贵的时间，落款可以写Best wishes / Yours sincerely / Kind Regards...最后附上你的名字即可。



邮件的常用句式


▼ 开场白

I hope you have a good weekend.

Hope you've enjoyed your holiday.

Hope this email finds you well.

Sorry for the late response.


▼ 写作目的

I am writing to you with regards to ....

Might I take a moment of your time to ...

I'm afraid I need to delay ...

I would like to schedule an appointment to talk about ...


▼ 正文

I am writing to you with regards to ....

Might I take a moment of your time to ...

I'm afraid I need to delay ...

I would like to schedule an appointment to talk about ...


▼ 结束语

I'm looking forward to hear from you.

I appreciate a lot for your help and thank you in advance.

Please let me know if there is anything else I can provide.



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